Tanto si tienes que presentar un documento emitido en España, como un documento español en Estados Unidos, necesitarás legalizarlo y traducirlo para que pueda ser reconocido en el país de destino.
No obstante, al legalizar documentos pueden surgir muchas dudas sobre la autoridad a la que debes dirigirte, si puedes realizar el trámite en el consulado o la embajada, cuánto tardará o qué coste tiene.
Por eso, en este artículo voy a explicar todo lo que necesitas saber para legalizar en Estados Unidos un documento público que tengas que presentar ante un organismo de España.
Contenidos
- 1 ¿Estados Unidos forma parte del Convenio de La Haya?
- 2 Cómo apostillar un documento de Estados Unidos en España
- 3 Apostillar documentos en Estados Unidos
- 4 ¿Cuánto cuesta apostillar un documento en Estados Unidos?
- 5 ¿Cuánto tarda en apostillar un documento en Estados Unidos?
- 6 Cómo verificar un proceso de apostilla en Estados Unidos
- 7 Tipos de Documentos para Apostillar en Estados Unidos
- 8 Apostillar documentos españoles para presentar en Estados Unidos
- 9 Hacer la apostilla y traducción con Lingua Franca
¿Estados Unidos forma parte del Convenio de La Haya?
Tanto España como Estados Unidos son parte del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 (Convenio de la Apostilla de la Haya).
La Apostilla de La Haya es un sello internacional de formato estandarizado que acredita ante las autoridades del país en el que se va a presentar el documento que, en el país de origen en el que se expidió, es auténtico y legal.
Se trata de una forma de legalización simplificada, ya que reduce los requisitos y acorta el tiempo necesario para que un documento sea reconocido en otro país firmante del Convenio. Por eso la llaman “legalización única”, es decir, solo es un sello, un solo paso.
Por lo tanto, un documento público emitido por una autoridad estadounidense deberá ser apostillado para poder ser reconocido por una autoridad española y viceversa.
Cómo apostillar un documento de Estados Unidos en España
Son competentes para apostillar un documento público las autoridades del país en el que se expide.
Es decir, si el documento se ha expedido en Estados Unidos serán competentes para apostillar el documento las autoridades estadounidenses.
A su vez, si el documento se ha expedido en España serán competentes para apostillarlo únicamente las autoridades españolas.
Los documentos emitidos en Estados Unidos deben ser apostillados por el Secretario del Estado que los emitió o, a nivel federal, por el Departamento de Estado de EE. UU., pero no es posible realizar este trámite en la embajada o consulado de este país en España.
Por eso, no es posible apostillar documentos de Estados Unidos en España, sino que necesitarás realizar el trámite directamente allí.
Apostillar documentos en Estados Unidos
Para saber dónde apostillar documentos en USA y quién apostilla en Estados Unidos hay que distinguir en función de si el documento ha sido emitido por una autoridad:
- Documentos expedidos por el Gobierno Federal de EE. UU., como es el caso, entre otros, de certificaciones expedidas por el Departamento de Agricultura, documentos emitidos por el tribunal federal o por el departamento de justicia como el FBI en el caso de los certificados de antecedentes penales.
- De alguno de los estados federados/condado de EE. UU., como es el caso, entre otros, de los certificados de nacimiento, defunción o matrimonio.
Documentos federales
La autoridad competente para apostillarlos será la Oficina de Legalizaciones del Departamento de Estado de EE. UU.
Para tramitar la apostilla deberás seguir los siguientes pasos:
- Obtener los documentos originales que pueden ser objeto de apostilla, para lo cual deberás:
- Verificar que el documento está sellado y que incluye el nombre, título, firma de alguno de estos funcionarios: funcionario federal, oficial consular, fiscal militar o cónsul extranjero registrado con el Departamento de Estado de la Oficina de Protocolo.
- Obtener una certificación a nivel estatal de los antecedentes, documentos judiciales y documentos emitidos por el gobierno federal. Normalmente ya viene todo correctamente certificado y no tienes que hacer nada.
- Certificar todos y cada uno de los documentos ante notario. Esto del notario concierne ciertos documentos muy concretos. Te aconsejo que lo verifiques en la web de la Oficina de Legalización.
- Rellenar el formulario DS-4194.
- Enviar todos los documentos, incluyendo el formulario cumplimentado, el importe para el pago de los impuestos para la legalización (mediante cheque o giro postal) y un sobre con la dirección del remitente y el franqueo pagado para que te lo devuelvan con los documentos apostillados, a través de USPS o UPS a la dirección:
Office of Authentications
U.S. Department of State
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206
Una vez que el Departamento de Estado reciba tu solicitud dispondrá de un plazo de 4 semanas para tramitarla.
Si se cumplen con todos los requisitos, te devolverá los documentos apostillados a la dirección que hayas indicado en el sobre prepagado enviado junto con la solicitud.
Según la información que actualmente proporciona el Departamento de Estado, el trámite de apostilla de documentos debe realizarse por correo postal.
Documentos estatales
En este caso las autoridades competentes serán las Secretarías del Estado en que el documento se haya emitido.
Los requisitos y el procedimiento varían en cada estado, por lo que deberás consultarlo con las autoridades correspondientes a aquel en el que se haya expedido el documento que quieres apostillar.
De todos modos, cada estado proporciona información sobre el trámite de apostilla en su respectiva página web.
Puedes acceder a un directorio con las páginas webs oficiales de cada en este enlace.
Igualmente, en la página web de la Asociación Nacional de Secretarios de Estados de EE. UU. tienes a tu disposición un buscador que te remite directamente a la página web de cada estado con la información relativa al trámite de la apostilla. Es una herramienta muy útil.
Ten en cuenta que, además de presentar los documentos originales, si están en otro idioma en la mayoría de los casos necesitarás su traducción notarial al inglés.
Por otro lado, en muchos casos, para determinados documentos como los emitidos por un centro educativo, también necesitarás un certificado notarial (y a veces también que este certificado sea, a su vez, certificado por un tribunal).
¿Cuánto cuesta apostillar un documento en Estados Unidos?
El trámite de apostilla de documentos federales tiene un coste de 20 dólares por documento.
En el caso de documentos estatales, el coste varía en cada estado, pero suele estar entre los 3 y 10 dólares por documento.
¿Cuánto tarda en apostillar un documento en Estados Unidos?
En el caso de documentos federales, la solicitud será tramitada en un plazo de 4 semanas desde que se reciba.
En el caso de documentos estatales, variará en cada estado, aunque el trámite suele ser más rápido.
Cómo verificar un proceso de apostilla en Estados Unidos
Para los documentos federales puedes hacer seguimiento del estado de tu solicitud a través de este formulario de contacto.
En el caso de documentos estatales, para conocer el estado del trámite deberás ponerte en contacto con la autoridad competente y en la forma que ésta indique.
Tipos de Documentos para Apostillar en Estados Unidos
Los documentos que más se suelen apostillar en Estados Unidos son:
- Certificados de matrimonio
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción
- Certificados de antecedentes penales
- Sentencias de tribunales estatales
- Expedientes académicos
- Títulos universitarios
- Poderes notariales
Recuerda que todos estos documentos son emitidos por autoridades de estados federados (condados), por lo que será necesario consultar los requisitos específicos establecidos en el estado ante el que quieras obtener la apostilla.
Apostillar documentos españoles para presentar en Estados Unidos
Si lo que necesitas es que un documento emitido por una autoridad española sea reconocido y surta efectos en Estados Unidos tendrás que tramitar su apostilla en España.
En este artículo sobre Cómo Apostillar Documentos en España encontrarás toda la información necesaria relativa a los documentos que hay que apostillar, cómo realizar el trámite, el tiempo que tarda y el coste que tiene, entre otros aspectos.
Hacer la apostilla y traducción con Lingua Franca
En Lingua Franca llevamos casi 20 años dedicados a la gestión de la legalización de documentos y traducciones juradas.
Salvo algunas excepciones, podemos gestionar la Apostilla de La Haya para documentos españoles. Y cuanto menos, siempre podemos asesorarte sobre ello.
Nos especializamos en traducción jurada de documentos y hacemos traducciones juradas oficiales al inglés, entre otros muchos idiomas.
Tenemos oficinas en Madrid, Barcelona, Valencia y Almería y trabajamos en todo el territorio nacional.
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Gerente de Lingua Franca Traducciones Juradas